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In dem kilometerlangen Regal finden sich schon die richtigen Antworten

Die zwei vom Archiv: Valerie Beckers und Liliane Teller halten mit ihrem ausgeklügelten System von Ablage und Zugriff auf sensible Daten den Betrieb des Eupener Krankenhauses am Laufen

Die Digitalisierung schreitet auch im medizinischen Bereich stetig voran. Das St. Nikolaus-Hospital Eupen engagiert sich auf diesem Gebiet immer stärker. Aber noch gibt es Unmengen von Papier, die der Betrieb eines Krankenhauses mit sich brachte und weiterhin bringt. All die Berichte, Befunde, Akten brauchen einen Ort, an dem sie sicher gelagert und systematisch abgelegt werden, aber zugänglich bleiben, wenn sie wieder gebraucht werden.

Dieser Ort ist an der Hufengasse ein Archiv, das nur über einen speziellen, per Zugangskarte gesicherten Aufzug erreichbar ist. Diese Sicherheitsmaßnahmen sind allzu nachvollziehbar, wenn man sich vor Augen hält, dass es um höchst sensible Daten geht: administrative Daten, die bis zu fünfzehn Jahre aufbewahrt werden müssen, aber auch Patientenakten, die mindestens 30 Jahren bestehen bleiben müssen, und Personalakten, wo die Frist bei 75 Jahren ab Geburtsdatum liegt.

Wenn sich die Aufzugtür öffnet, betritt man eine ganz andere Welt. Dicht aneinandergereihte Regale, berstend gefüllt mit Aktenordnern, nach Datum geordnet, wohin man nur schaut. Auf über einen Kilometer Regallänge kommt das Ganze. An der Seite stapelt sich Papier, das ausgemustert werden kann. Anderswo stehen Kisten mit Neuzugängen, und auch vor dem Scanner, mit dem manches digitalisiert wird, gibt es säuberlich geordnete Haufen.

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Die Herrinnen über diese Papierfluten sind Valerie Beckers und ihre Kollegin Liliane Teller. Über ihre Schreibtische geht alles rein und raus. Sie sind die Ansprechpartnerinnen, wenn Informationen gebraucht werden, die sich in den Abertausenden Akten finden. Anfragen kommen über das Direktionssekretariat und über Arztsekretariate herein, diese makeln zwischen Fragestellern und Archiv.

Es gibt unterschiedlichste Parteien, die anklopfen und Auskunft anfordern. Das beginnt bei Patienten und Fachärzten, geht über Krankenkassen bis hin zu Polizei und Gutachtern. Valerie Beckers und Liliane Teller stellen innerhalb von zwei Wochen entsprechende Unterlagen zusammen. Häufig müssen sie dabei detektivischen Spürsinn zeigen, denn nicht jede Information findet sich gleich dort, wo sie sein sollte. Nachfragen, nachforschen, suchen gehört zur Aufgabe. Das komplette Dossier zeichnet schließlich der Chefarzt ab.

Die beiden vom Archiv haben den Ehrgeiz, alle Anfragen bestmöglich zu bedienen. Sie arbeiten hoch konzentriert die Dinge nach Eingang und Dringlichkeit ab. Zwischendurch wird ein wenig weitergearbeitet an der Digitalisierung alter Akten. Besuch haben sie selten in ihrem abgeschotteten Archiv, schon aus Sicherheitsgründen. Lebendigkeit bringt neben den kollegialen Gesprächen das Radio, das mit munteren Melodien die Arbeit untermalt.

 

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